Sichere Kassen: Alles über KassenSichV und TSE
Auf vielfachen Wunsch hin haben wir beschlossen, einen kurzen Übersichtsartikel über KassenSichV und TSE zu verfassen. Es handelt sich um einen Frage-und-Antwort-Artikel, der mit dem Ziel verfasst wurde, einige häufig gestellte Fragen zu beantworten.
Was ist die KassenSichV?
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Regelung des Bundesministeriums der Finanzen, die bestimmte Standards für Registrierkassen seit März 2021 vorschreibt. Die Verordnung wurde eingeführt, um die Manipulation von Registrierkassen und somit Steuerhinterziehung zu verhindern. Um sicherzustellen, dass Unternehmen dieser Vorschrift nachkommen, müssen ihre Kassensysteme mit einer TSE (Abkürzung für “Technische Sicherheitseinrichtung”) ausgestattet sein und einen spezifischen Code auf jedem Verkaufsbeleg drucken.
Was ist eine TSE?
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist im Grunde ein Verschlüsselungs- und Speichermodul, das den Steuerbehörden helfen soll, illegale Aktivitäten von Unternehmen mit eigenen Kassensystemen zu verhindern. Sie speichert die Zahlungsdaten so ab, dass sie nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden können.
Die TSE wurde vom Bundesministerium der Finanzen durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verpflichtend vorgeschrieben. Gemäß dieser Verordnung müssen nun alle elektronischen Registrierkassen mit einem TSE-Modul ausgestattet sein. Eine TSE-Registrierkasse speichert den Beginn und das Ende einer Transaktion und nummeriert alle Aufträge fortlaufend. Diese Daten werden auf einem Datenträger schreibgeschützt gespeichert, was bedeutet, dass sie nicht mehr geändert werden können.
Eine TSE-Registrierkasse wird hauptsächlich durchden von ihr ausgestellten Beleg nach außen hin sichtbar: Dieser Beleg enthält das Datum, eine Signatur und einen sogenannten öffentlichen Schlüssel. Seit 2021 genügt auch ein einfacher QR-Code. Das bedeutet, dass Sie als Kunde schnell erkennen können, ob das Geschäft eine TSE-Registrierkasse verwendet.
"Offene Ladenkassen sind auch 2023 erlaubt und werden auch weiterhin erlaubt bleiben"
Wer ist betroffen?
Wie bereits erwähnt, betrifft dieses Gesetz alle, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, wie z.B. Restaurants, Cafés, Foodtrucks, Friseure, Blumenläden, Boutique-Geschäfte usw. Wenn Sie jedoch eine offene Registrierkasse verwenden, müssen Sie dieser Verordnung nicht folgen. EC-Karten-Terminals und Verkaufsautomaten sind ebenfalls von der TSE-Anforderung ausgenommen, da sie nicht als Registrierkassen gelten, genauso wie offene Ladenkassen.
Es besteht eine rechtliche Verpflichtung, eine TSE-Registrierkasse innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme des Ladens beim zuständigen Finanzamt zu melden. Das ist die Theorie. In der Praxis ist es derzeit jedoch nicht möglich, die TSE-Registrierkasse beim Finanzamt zu melden. Bis zu unserem letzten Update haben die Finanzämter es noch nicht geschafft, ein geeignetes Formular für die erforderliche Meldung zu erstellen, und können derzeit keine Anträge entgegennehmen. Wann genau eine Anmeldung beim Finanzamt möglich sein wird, ist noch ungewiss. Möglicherweise in den nächsten Monaten.
Was ist die Strafe
Alle Betreiber von Registrierkassensystemen müssen einen Nachweis über eine TSE erbringen können. Das Fehlen einer TSE-Verbindung kann zu einer Strafe von bis zu 25.000 Euro oder, im Falle einer Steuerprüfung, zu einem steuerpflichtigen Sicherheitszuschlag führen.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Im Allgemeinen stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Wenn Ihre vorhandene Registrierkasse alt und nicht mit einer TSE kompatibel ist, müssen Sie in diesem Fall eine neue Registrierkasse kaufen, die mit einer TSE ausgestattet oder kompatibel ist. Die meisten heutigen Registrierkassen sind bereits mit einer Art TSE ausgerüstet.
- Wenn Ihre Registrierkasse mit der TSE kompatibel ist, haben Sie zwei Optionen zur Auswahl:
Hardwarebasierte Lösung (Per USB-Stick/SD-Karte/Micro-SD-Karte)
Der TSE-Stick ist lokale Hardware, die physisch in Ihr POS-System eingesteckt wird. Zusätzlich zum USB-Stick kann er auch als SD-Karte oder Micro-SD-Karte verwendet werden. Abhängig vom Design Ihrer Registrierkasse ist die TSE sichtbar am Gehäuse oder innerhalb des Gehäuses Ihrer Registrierkasse angebracht. Alle Quittungen werden automatisch direkt an die TSE gesendet und sicher gespeichert.Cloud-basierte Lösung
Eine Cloud-TSE ist internetbasierte Software. Alle Funktionen werden online durchgeführt. Ihre Daten und Informationen werden dann an den Server Ihres Anbieters übertragen und dort direkt archiviert. Dadurch erhält die Steuerverwaltung Zugriff gemäß DSFinV-K.
Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile, aber in diesem Artikel gehen wir nicht näher auf sie ein.
Um herauszufinden, ob Ihre Registrierkasse mit der TSE kompatibel ist, sollten Sie sich an den Hersteller bzw. Lieferanten Ihrer Registrierkasse wenden.
"In Deutschland werden jährlich etwa 23,1 Milliarden Belege gedruckt, was rund 81 Millionen Euro kostet und fast 7 Millionen km Papier verbraucht"
Wie hängen TSE und Beleganforderungen zusammen?
Die Beleganforderung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2020 in Kraft. Dies ist eine begleitende Maßnahme zur TSE-Registrierkasse. Geschäfte müssen jetzt für jeden Einkauf einen Beleg ausstellen.
Dies bedeutet, dass jeder Kauf im TSE-Behälter landet – und dass jeder den Beleg verwenden kann, um zu überprüfen, ob eine TSE-Registrierkasse verwendet wird oder nicht. Es spielt keine Rolle, ob der Beleg in Papierform oder digital ausgestellt wird.
Für Nachhaltigkeitsenthusiasten: Vertrauen Sie auf ökologisch nachhaltiges Kassenbonpapier
Die Belegpflicht führt bereits in vielen gastronomischen Einrichtungen zu einem enormen Verbrauch von Kassenbonpapier. In Deutschland werden jährlich etwa 23,1 Milliarden Belege gedruckt, was rund 81 Millionen Euro kostet und fast 7 Millionen km Papier verbraucht. Dieser Papierverbrauch kann dank der bereits erwähnten digitalen Optionen eingedämmt werden. Wenn ein Gast dennoch auf einen Papierschein besteht, gibt es mittlerweile umweltfreundliche Alternativen – denn einige Thermopapiere enthalten Bisphenol A (BPA). Diese Substanz ist schädlich für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Gäste sowie für die Umwelt.
Daher empfehlen wir, phenol- und BPA-freies Kassenbonpapier zu verwenden. Darüber hinaus gibt es Anbieter wie NOTHING Verpackung, die einen Schritt weiter gehen: Sie bieten Verpackung aus FSC-zertifiziertem Papier aus nachhaltiger Forstwirtschaft. Ihre Produktion erfordert keine chemischen Farbentwickler, sodass sie sicher über das Altpapier entsorgt werden kann.
Es ist fraglich, ob die Verpflichtung zur Ausstellung von Belegen tatsächlich die Steuerhinterziehung verhindern kann. Zumindest gibt es derzeit keine Pläne, Bußgelder zu verhängen, wenn keine Belege ausgestellt werden. Aber Vorsicht: Wenn Sie sich nicht an die Vorschrift halten, könnte Ihr Finanzamt Ihre Steuererklärung genauer unter die Lupe nehmen.
Bitte zögern Sie nicht, sich bei Fragen an uns zu wenden, und vergessen Sie nicht, diese Informationen mit anderen zu teilen, die davon profitieren können. Bis zum nächsten Mal, ‘Auf Wiedersehen’!